Softver za e-fakture: na šta obratiti pažnju pri izboru

Softver za e-fakture je program koji omogućava vašoj firmi da se poveže sa državnim Sistemom elektronskih faktura (SEF) i automatizuje izdavanje, prijem i arhiviranje elektronskih faktura. Za razliku od besplatnog SEF portala, gde se sve radi ručno, softver preuzima podatke iz vašeg knjigovodstva, proverava ih pre slanja i čuva dokumentaciju u zakonskom roku.

Većina firmi bira softver uzimajući u obzir dva kriterijuma: cena paketa i kako izgleda ekran na demo prezentaciji. Obe su lako uporedive i nisu suštinski važne. Ono što firme treba da interesuje je integracija sa postojećim knjigovodstvom, pitanje koja strana čuva arhivu posle raskida ugovora i to da li je provajder spreman da preuzme obaveze koje tek stupaju na snagu. U nastavku dajemo sedam kriterijuma i, uz svaki, konkretno pitanje koje treba postaviti pre potpisivanja ugovora. Kako se ti kriterijumi prevode u realnu ponudu, videćete na primeru obračuna cena Orion eFaktura usluge.

Opcije koje ima softver ali ne i SEF portal

SEF je državna platforma i radi tačno ono za šta je napravljena: prima, prosleđuje i čuva elektronske fakture u strukturiranom XML formatu po UBL 2.1 standardu. Portal je besplatan i može ga koristiti svako ko ima PIB. Ipak na portalu ne postoje funkcionalnosti koje su potrebne firmama svakodnevno.

Na portalu se svaka faktura unosi ručno, stavku po stavku. On nije povezan sa vašim knjigovodstvenim programom, pa iste podatke morate unositi dvaput. Takođe, na portalu ne postoji opcija slanja faktura na više adresa odjednom, pa firma koja izda dvesta faktura mesečno provede dan i po u prepisivanju. Osim toga, portal ne nudi mogućnost provere fakture pre slanja, te ukoliko dođe do greške u poreskoj kategoriji, izdavalac fakture će to saznati tek kada kupac odbije fakturu. SEF portal čuva ono što je kroz njega prošlo, ali izveštavanje i pretraga po vašim kriterijumima ne postoje.

Softver za e-fakture obezbeđuje upravo te funkcionalnosti. Povezuje se na SEF preko API ključa, uzima podatke sa mesta na kom se nalaze i vraća vam kontrolu nad dokumentima. Zbog toga je bitno napraviti izbor softvera u skladu sa procesima u vašoj firmi.

Šta pokriva portal,a šta softver

eFaktura i eFiskalizacija nisu isto

Ove dve obaveze često se poistovećuju, iako se odnose na potpuno različite tokove. Fiskalni račun izdaje se fizičkom licu na maloprodajnom mestu i u realnom vremenu šalje Poreskoj upravi preko ESIR-a. Elektronska faktura izdaje se pravnom licu ili subjektu javnog sektora i prosleđuje kroz SEF. Ako vas zanima prvi proces, detaljno smo ga objasnili u tekstu o tome šta je eFiskalizacija.

Ova razlika je važna pri izboru softvera iz praktičnog razloga. Firma koja se bavi i maloprodajom i B2B prodajom ima obe obaveze. To znači da joj trebaju dva odvojena sistema ili jedan provajder koji može da podrži oba procesa. Druga mogućnost je obično povoljnija i jednostavnija za svakodnevni rad, pa treba proveriti da li se ponuđena rešenja mogu povezati.

Sedam kriterijuma pri izboru softvera za e-fakture

1. Da li softver za e-fakture pokriva ono što tek dolazi

Elektronsko fakturisanje u Srbiji nastavlja da se razvija. Od 1. januara 2026. primenjuje se prva faza elektronskih otpremnica, koja obuhvata javni sektor, firme koje sa njim posluju i promet akciznih proizvoda. Pravilnikom o elektronskim otpremnicama druga faza predviđena je za 1. oktobar 2027. godine, kada se obaveza proširuje i na ostatak privatnog sektora.

Istovremeno, SEF dobija nove module. KPMG je još u septembru 2025. opisao modul za obaveštavanje primaoca o prethodnom porezu, koji provajderi tek treba da podrže.

Šta stupa na snagu i kada

Softver koji podržava samo fakture, ukoliko se ne unapređuje, u budućnosti može postati nepotpuno rešenje. Kazne propisane Zakonom o elektronskom fakturisanju dostižu 2.000.000 dinara za pravna lica i 500.000 dinara za preduzetnike. Zato spremnost provajdera za nove obaveze nije samo tehničko, već i poslovno pitanje.

2. Kako se povezuje sa onim što već koristite

Integracija direktno utiče na broj sati koje ćete svakog meseca potrošiti na administraciju. Ako softver ne može da razmenjuje podatke sa vašim knjigovodstvenim programom, ručni unos se samo premešta sa državnog portala na drugi ekran.

SEF ima javno dokumentovan aplikativni interfejs i koristi standard UBL 2.1, što je opisano i na zvaničnom sajtu sistema. Sa tehničke strane, integraciju je moguće napraviti. Ključno je, međutim, utvrditi da li ona već postoji i da li je testirana ili ćete njen razvoj morati dodatno da finansirate.
Pitanje za prodavca: postoji li gotova integracija sa mojim knjigovodstvenim programom, ili se veza razvija posebno i po kojoj ceni.

3. Šta se dešava sa arhivom kada odete

Elektronske fakture privatnog sektora čuvaju se deset godina nakon isteka godine u kojoj su izdate, dok se fakture javnog sektora trajno čuvaju u SEF-u. Period od deset godina duži je od vremena koje će mnoge firme provesti kod jednog softverskog provajdera.

Zbog toga mogućnost odlaska i preuzimanja podataka treba razmotriti već prilikom izbora rešenja. Ako provajder ne omogućava potpun izvoz dokumenata u standardnom formatu, arhiva s vremenom može postati glavni razlog zbog kojeg ste prinuđeni da ostanete kod istog dobavljača.
Pitanje za prodavca: u kom formatu izvozim sve dokumente i priloge, koliko taj izvoz traje i da li se naplaćuje.

4. Da li rešava primljene fakture, ne samo izdate

Demo prezentacije najčešće su usmerene na izdavanje faktura, jer je taj proces lakše vizuelno predstaviti. Veći operativni rizik, međutim, često postoji kod primljenih dokumenata.

Ako firma iz privatnog sektora ne odgovori na primljenu fakturu u roku od petnaest dana, sistem šalje podsetnik. Ukoliko odgovor ne stigne ni nakon dodatnih pet dana, faktura se automatski odbija. U javnom sektoru važi suprotno pravilo: nakon petnaest dana faktura se smatra prihvaćenom.

Dovoljno je da odgovorna osoba bude na godišnjem odmoru pa da faktura ostane neobrađena, bude odbijena i izazove nepotrebnu komunikaciju sa dobavljačem.

Pitanje za prodavca: kako izgledaju notifikacije o pristiglim fakturama, može li više osoba istovremeno da bude obavešteno i postoji li zamena kada je odgovorna osoba odsutna.

5. Šta softver proverava pre slanja

Odbijena faktura nije samo administrativni problem — ona odlaže naplatu. Među najčešćim razlozima za odbijanje nalaze se pogrešna poreska kategorija, izostavljeno obavezno polje i netačan PIB primaoca. Sve ove greške moguće je automatski otkriti, pod uslovom da softver validira dokument pre slanja.

Posledice se lako mogu izračunati. Faktura odbijena u ponedeljak ispravlja se u sredu, ponovo šalje u četvrtak i zatim ulazi u novi ciklus odobravanja kod kupca. Kašnjenje od nedelju dana po grešci, pomnoženo brojem mesečnih faktura, vrlo brzo može premašiti razliku u ceni između dva softverska paketa.
Zato tokom demo prezentacije treba zatražiti da prodavac namerno pokuša da pošalje neispravnu fakturu i pokaže kako sistem reaguje.
Pitanje za prodavca: nabrojite konkretno šta se proverava pre slanja i šta se dešava kada provera padne.

6. Podrška i ko snosi trošak izmene propisa

Propisi se menjaju, a u radu SEF-a povremeno dolazi do prekida. Upravo se u takvim situacijama najbolje vidi kvalitet provajdera. Firma koja fakture izdaje poslednjeg dana u mesecu ne može sebi da priušti da odgovor na mejl čeka do sledećeg radnog dana.

Drugi deo ovog kriterijuma odnosi se na troškove. Kada Ministarstvo finansija objavi izmene pravilnika, prilagođavanje softvera može biti uključeno u pretplatu ili naplaćeno kao dodatna usluga. Taj podatak često nije naveden u cenovniku, već se nalazi u ugovoru.
Pitanje za prodavca: koji je rok odziva podrške, kojim kanalima je dostupna i da li se usklađivanje sa izmenama propisa naplaćuje odvojeno.

7. Stvarna cena, ne cena paketa

Oglašena cena paketa predstavlja početni, a ne nužno i konačni trošak. Na nju se u praksi mogu dodati naknade za prekoračenje dozvoljenog broja dokumenata, dodatne korisnike, integraciju i prevremeni raskid ugovora.

Ponude se zato mogu realno uporediti tek kada svaku od njih preračunate prema stvarnom obimu poslovanja. Kao primer transparentnog obračuna, Orionov osnovni paket košta 1.200 dinara mesečno i obuhvata do 1.000 dokumenata. Svaki naredni dokument naplaćuje se 0,50 dinara, bez ugovorne obaveze.

Firma koja mesečno obrađuje 1.400 dokumenata tako unapred zna da će platiti 1.400 dinara, umesto da čeka račun sa nepoznatim dodatnim stavkama.
Pitanje za prodavca: koliko plaćam pri obimu od X dokumenata mesečno i Y korisnika, sa svim dodacima uračunatim.

Kada je besplatan SEF portal dovoljan

Korišćenje posebnog softvera nije obavezno. Obavezno je izdavanje i primanje elektronskih faktura, a državni portal omogućava da se obe radnje obavljaju besplatno.

SEF portal može biti dovoljno rešenje ako izdajete najviše desetak faktura mesečno, ako sistem koristi samo jedna osoba, ako nemate knjigovodstveni program iz kojeg bi se podaci automatski preuzimali i ako ne poslujete sa javnim sektorom niti prometujete akcizne proizvode, zbog čega vas prva faza e-otpremnica ne obuhvata.

Paušalci predstavljaju poseban slučaj. Oni po pravilu nisu obveznici sistema, ali kada izdaju fakturu javnom sektoru postaju dobrovoljni korisnici za tekuću i narednu kalendarsku godinu. Jedan posao sa opštinom tako može promeniti njihov status za naredne dve godine, što je dobar razlog da se odgovarajuće rešenje izabere unapred.
Kada broj dokumenata poraste na nekoliko desetina mesečno ili kada pristup fakturama treba omogućiti većem broju zaposlenih, ručni unos počinje da košta više od pretplate. Taj prelazak je jednostavnije isplanirati unapred nego ga organizovati usred kvartala.

Tri greške koje se najčešće prave pri izboru softvera za e-fakture

Poređenje po ceni paketa. Dva paketa koja koštaju po 1.200 dinara mogu imati trostruko različite konačne troškove kada se uračunaju dodatni korisnici i prekoračenje dozvoljenog broja dokumenata.

Zanemarivanje toka primljenih faktura. Proces izdavanja obično se detaljno proverava tokom demo prezentacije, dok se prijem prvi put ozbiljno testira tek u produkciji — često kada sistem već automatski odbije neku fakturu.

Pretpostavka da provajder rešava arhivu zauvek. Bez obzira na to gde se dokumenti fizički nalaze, zakonska odgovornost za njihovo čuvanje tokom deset godina ostaje na vašoj firmi.

Kako da donesete odluku

Pre nego što razmotrite bilo koju ponudu, napravite spisak svojih zahteva. Zabeležite koliko izdatih i primljenih dokumenata obrađujete mesečno, iz kojeg programa dolaze podaci, koliko zaposlenih treba da ima pristup i da li se obaveza e-otpremnica odnosi na vaše poslovanje.

Zatim tražite da svaki provajder pismeno odgovori na svih sedam pitanja iz ovog teksta. Ponude koje ne sadrže jasne i konkretne odgovore na taj način će se same eliminisati.

Sedam pitanja pre popusta

Ako želite da vidite kako izgleda rešenje koje obuhvata izdavanje i prijem faktura, integraciju sa SEF-om, pristup putem računara i telefona i svakodnevno dostupnu podršku, pogledajte Orion eFaktura uslugu ili zakažite razgovor sa našim timom.

Često postavljana pitanja

Da li je softver za e-fakture obavezan?

Nije. Obavezno je izdavanje i primanje elektronskih faktura kroz SEF, što se može obavljati i besplatno preko državnog portala. Softver postaje isplativ kada zbog broja dokumenata ili korisnika ručni unos počne da košta više od mesečne pretplate.

Koliko košta softver za e-fakture u Srbiji?

Cene osnovnih paketa kreću se od približno 1.200 dinara mesečno za ograničen broj dokumenata, dok se dokumenti iznad tog limita dodatno naplaćuju. Konačan trošak zavisi i od broja korisnika, potrebnih integracija i eventualne ugovorne obaveze. Zbog toga ponude treba upoređivati prema sopstvenom mesečnom obimu poslovanja.

Koliko dugo se čuvaju elektronske fakture?

Fakture privatnog sektora čuvaju se deset godina nakon isteka godine u kojoj su izdate. Fakture javnog sektora trajno se čuvaju u Sistemu elektronskih faktura.

Šta se dešava ako ne odgovorim na primljenu e-fakturu?

U privatnom sektoru sistem nakon petnaest dana šalje podsetnik. Ako odgovora nema ni posle dodatnih pet dana, faktura se automatski odbija. U javnom sektoru faktura se nakon petnaest dana smatra prihvaćenom.

Da li mi treba poseban softver za e-otpremnice?

Ne nužno, ali softver koji koristite mora da podržava i taj proces. Prva faza obaveze primenjuje se od 1. januara 2026. na javni sektor, firme koje sa njim posluju i promet akciznih proizvoda. Od 1. oktobra 2027. obaveza se proširuje i na ostatak privatnog sektora.